Privacyverklaring
Laatst gewijzigd op 3 oktober 2026
In deze verklaring leest u welke gegevens WorkBytes van u gebruikt, waarom we dat doen, waar uw gegevens staan en wat uw rechten zijn. We houden het zo kort en duidelijk mogelijk. Heeft u een vraag? Mail naar hello@sharedbytes.nl.
Wie zijn wij?
WorkBytes is een dienst van Sharedbytes IT. Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens in deze verklaring. Dat heet in de wet de "verwerkingsverantwoordelijke".
Sharedbytes IT, handelend onder de naam WorkBytes, is een vennootschap onder firma (KVK-nummer 70460698), gevestigd aan Van Bossestraat 86-3, 1051 KC Amsterdam.
Vragen over privacy, of een verzoek over uw gegevens? Stuur een e-mail naar hello@sharedbytes.nl. Wij hebben geen functionaris gegevensbescherming (FG); dat is voor ons niet verplicht.
Voor wie is deze verklaring?
Deze verklaring gaat over:
- bedrijven die WorkBytes gebruiken, en hun medewerkers met een account;
- mensen die zich aanmelden of contact met ons opnemen;
- bezoekers van deze website.
Bent u lid of klant van een website die op WorkBytes draait, bijvoorbeeld van een sportschool? Dan is dat bedrijf verantwoordelijk voor uw gegevens. Lees de privacyverklaring op hun website. Wij verwerken die gegevens alleen in hun opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Welke gegevens gebruiken we, en waarom?
We gebruiken alleen wat nodig is. De wet noemt dit de "grondslag": de reden waarom het mag.
| Wat | Waarvoor | Grondslag | Hoe lang |
|---|---|---|---|
| Naam, e-mailadres, wachtwoord (alleen versleuteld) en passkeys | Uw account, zodat u kunt inloggen | Nodig voor de overeenkomst | Tot u uw account verwijdert |
| Bedrijfsgegevens, abonnement en facturen | WorkBytes leveren en factureren | Overeenkomst en wettelijke plicht | Facturen 7 jaar (belastingwet), de rest tot het einde van het abonnement |
| Betaalgegevens | Uw betaling afhandelen | Overeenkomst | Zolang de wet dat voorschrijft (7 jaar) |
| Inloggegevens: tijdstip en apparaat van een sessie | Uw account beveiligen en misbruik voorkomen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) | Zolang de sessie bestaat |
| Berichten aan de AI-assistent | U antwoord geven en, waar u dat vraagt, een plan maken | Uw toestemming; voor gezondheidsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming | Tot u ze verwijdert of uw account verwijdert |
| Uw keuzes voor e-mail | Alleen de e-mail sturen die u wilt | Toestemming (voor commerciële e-mail) | Tot u ze verandert |
| Vragen en berichten aan ons | U helpen | Gerechtvaardigd belang of overeenkomst | Tot uw vraag is afgehandeld, daarna zo kort mogelijk |
| Foutmeldingen van de software | Fouten vinden en oplossen | Gerechtvaardigd belang (een werkende dienst) | Kort; e-mailadressen en IP-adressen halen we er eerst uit |
We verkopen uw gegevens niet. We gebruiken ze niet voor reclame van anderen. We nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden gemaakt.
Waar staan uw gegevens, en wie helpt ons?
Al uw gegevens staan in Nederland. Een paar bedrijven helpen ons; met elk van hen hebben we afspraken gemaakt over het beschermen van uw gegevens.
| Bedrijf | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| TransIP | Hosting van alle onderdelen (Kubernetes), de database, opslag van bestanden en versleutelde back-ups | Nederland (Amsterdam) |
| Zoho (EU-datacentrum) | E-mail versturen | Europese Unie |
| Mollie | Online betalingen; Mollie is zelf verantwoordelijk voor de betaling | Nederland |
| Stripe | Kaartbetalingen en abonnementen; Stripe is zelf verantwoordelijk voor de betaling | Ierland, deels in de Verenigde Staten |
| Anthropic | De AI-assistent | Verenigde Staten |
| Sentry | Foutmeldingen, zonder e-mailadressen en IP-adressen | Verenigde Staten |
Buiten de Europese Unie. Anthropic, Sentry en (voor een deel) Stripe verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Dat mag alleen met extra bescherming die de Europese Commissie heeft goedgekeurd: het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen (SCC). Berichten aan de AI-assistent sturen we alleen door als u daar toestemming voor heeft gegeven.
Hoe beveiligen we uw gegevens?
- Alle verbindingen zijn versleuteld.
- Wachtwoorden bewaren we nooit leesbaar, alleen versleuteld.
- De gegevens van elk bedrijf zijn gescheiden van die van andere bedrijven.
- Medewerkers zien alleen wat ze voor hun werk nodig hebben.
- We maken elke nacht versleutelde back-ups, in Nederland, en bewaren die hooguit 12 maanden. Zetten we een back-up terug, dan voeren we verwijderingen van daarna opnieuw uit.
- Testomgevingen gebruiken geen echte persoonsgegevens.
Gaat er toch iets mis (een datalek)? Dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, als het risico groot is, ook bij u.
Uw rechten
U mag:
- uw gegevens inzien en er een kopie van krijgen;
- uw gegevens laten verbeteren als er iets niet klopt;
- uw gegevens laten verwijderen; facturen moeten we wel 7 jaar bewaren, zonder koppeling met uw account;
- het gebruik laten beperken, of bezwaar maken tegen gebruik op grond van ons gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens meenemen naar een andere dienst (als bestand);
- uw toestemming intrekken, net zo makkelijk als u die gaf.
Heeft u een account? Dan regelt u het meeste zelf, onder Mijn account → Mijn gegevens. Daar vraagt u een kopie aan en ziet u uw toestemmingen. Uw account verwijderen kan onder Mijn account → Profiel. U kunt ook mailen naar hello@sharedbytes.nl. We reageren binnen een maand.
Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Verandert er iets aan hoe we met uw gegevens omgaan? Dan passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het u vooraf weten. Bovenaan ziet u wanneer deze tekst voor het laatst is gewijzigd.